Особенности заполнения трудовой книжки

Трудовую заполняет человек, компетентный в этих делах. Проведение данной процедуры в основном проводит руководитель компании, работник по кадрам, другой человек (в силу своих обязанностей). Этим лицам нужно знать, какие документы могут помочь:

  • ТК России}
  • Правила ведения трудовых книжек (Постановление правительства)}
  • Инструкция по ведению трудовых (Постановление Минтруда).

Фиксирование информации в книжке работника начинается с прихода гражданина на предприятие. Работодатель выдает новый бланк (с последующим взиманием платы за него), затем начинается оформление. Есть несколько аспектов, касающихся этих действий:

  • информация на титульнике}
  • информация о работе сотрудника}
  • информация о награждениях.

Главная страница, благодаря которой можно узнать многое о специалисте, лишь взглянув на нее, – это титульный лист. В ней идет запись личной информации о работнике:

  • фамилия}
  • имя}
  • отчество}
  • дата рождения}
  • образование}
  • профессия}
  • специальность.

Все эти данные утверждаются владельцем книжки и ответственным лицом (с учетом его должности). После подписи каждого из них и даты ставится печать. Дополнение в титульнике производить разрешается, также можно изменить ФИО и число рождения, предъявив соответствующую документацию. Ошибки на первичном этапе оформления приводят к негодности бланка.

Затем оформляется прием гражданина на определенную должность. На следующем развороте книжки пишется информация:

  • название фирмы}
  • номер (по порядку)}
  • дата записей}
  • основная запись о приеме}
  • указание на приказ (решение).

Ошибки, которые могут допустить заполняющие лица, здесь можно исправить предписанным образом (не зачеркивая, а признавая запись под определенным номером недействительной). Информация утверждается подписью и печатью.

О награждениях пишут на специально отведенном развороте трудовой. В основном сюда относят награды от государства или особенные награждения от организации:

  • звания}
  • значки}
  • дипломы}
  • грамоты.

Наказания не фиксируют в книжке, лишь с одним исключительным моментом – когда взыскания послужили причиной увольнения. Оформление книжки осуществляется на любого работающего гражданина, который трудится в организации больше пяти дней.

Заполнение трудовой книжки: пропуск строк

Проблематичным является вопрос о пропусках строчек в документе. Законодательство четко не регламентирует, что этого делать не следует или наоборот. Если допущены такого рода неточности в трудовой, то это не будет серьезным нарушением, так как порядковый номер есть у любой информации в книжке. Но случаи бывают самые разнообразные.

Примером может служить оформление сведений о работе и награждениях, где под информацией в третьей графе пишется следующая запись, если в четвертой графе занято больше строк, чем в предыдущей. В этом случае ответственный человек должен начать новую запись без наложения одних данных на других. То есть пропустить строчку в третьей графе. Проще говоря, запись во всех колонках должна начинаться на одном уровне.

В титульнике необходимо заполнять все строки, так как информация личного характера должна присутствовать в этом разделе в полном объеме. Даже если человек еще не закончил учебное заведение и устроился на работу, то фиксируют запись о неполном высшем образовании. После получения диплома информацию дополняют, поставив запятую и написав новые данные.

Нужно ли пропускать строчку, если там печать, при заполнении трудовой книжки?

Общие правила говорят о том, что печатью утверждаются данные, записанные в книжке сотрудника, только после его увольнения с прежнего места работы. После этой процедуры в другой компании будет производиться следующая запись. При этом сомнения возникают, если печать поставлена на свободных строках.

Печать, которая стоит на пустых строках, уже делает их по факту оформленными. Здесь не следует вносить что-либо из данных новой компании. Соответственно, нужно сделать пропуск ровно настолько, насколько позволяет данный оттиск. Только после этого можно производить фиксирование информации о том, что гражданин принят на работу.

Как внести изменения в трудовой книжке, если пропуск между записями – две строчки?

Если данные зафиксированы одной организацией и между ними нет печати, то пропуск двух и более строк – большая ошибка. Это объясняется возможностью написания в пустом месте незаконной информации (к примеру, изменения срока, должности и так далее).

В такого рода ситуации необходимо изменить запись в рабочей книжке. Делается это путем признания прежних данных недействительными. Начать следует ниже неверной информации. Ставится номер (следующий по порядку) в первую графу. Затем нужно написать число по факту (сегодняшняя дата). В третьей графе вписывается «Запись под №… недействительна». После этого вносится верная запись без пропусков строк. В четвертой графе фиксируется указание на соответствующую документацию, которая является подтверждением слов (приказ, решение и так далее).

Важные требования

Изменения в рабочей книжке вносить можно, но делать это нужно согласно нормативно-правовым актам. На каждой странице исправление имеет свои особенности. Так, к примеру, на титульнике зачеркивается только ФИО и дата рождения, если таковые меняются в силу обстоятельств. Другие записи можно только дополнять. Пропускать же строчки в данном месте нельзя.

Пропуски строк в трудовой книжке на других разворотах нежелательны. Но в ситуации с печатью, занявшей несколько строк, сделать это необходимо, так как запись новой фирмы не должна пересекаться с ранее сделанной (прежней организации). Также нужно пропустить строку, чтобы информация во всех графах была на одном уровне. В остальном пустые строчки в книжке сотрудника незаконны. Данные такого характера необходимо признавать недействительными, чтобы избежать дополнительных внесений.

В любом из вариантов фиксирование каждой информации или ее изменение (исправление ошибки, неточности) сопровождается подтверждением – документом, который является основанием для записей. К тому же нужно, чтобы владелец книжки лично проверил правильность и достоверность написанного, поставив свою подпись в знак подтверждения. Заверить записи подписью и печатью должен человек, занимающийся данными процедурами на предприятии.

>Новости компании

Трудовая книжка в вопросах и ответах

08 августа

Информация о том, что площадь Свердловской области вдвое превышает площадь Венгрии и вчетверо Швейцарии – не просто приманка для туристов. Это объективная реальность. И не всегда жители отдаленных районов могут приехать на семинары в столицу Среднего Урала. Поэтому в июле наша компания провела в городе Краснотурьинске первый выездной семинар «Трудовая книжка» для специалистов в области кадров. Скобцова Валентина Петровна, ведущий научный сотрудник ООО «Экспертиза», старший преподаватель Российского экономического университета им. Г.В. Плеханова, рассказала слушателям о порядке оформления трудовых книжек, дала консультации по заключению, изменению и расторжению трудового договора. По традиции мы публикуем ответы на наиболее интересные вопросы, поступившие в адрес лектора.

Вопрос. Расскажите об обязательных требованиях к заключению срочных трудовых договоров (на время отпуска основного работника). Выплачивается ли компенсация за неиспользованный отпуск, если срочный договор заключен на 42 календарных дня?

Ответ. Статьей 291 ТК РФ установлено, что работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы. По сути, работник, отработав 2 месяца, имеет право на оплачиваемый отпуск в размере четырех рабочих дней или компенсацию, равную этим четырем дням. В случае если работник отработал меньшее количество времени, то при предоставлении дней отпуска действуют по следующему принципу: меньше половины месяца округляется с недостатком, больше половины — с избытком. То есть, если работник отработал 1 месяц и 5 дней, то отпуск будет составлять 2 дня (уменьшение к целому месяцу), а если 1 месяц 17 дней — то 4 дня (увеличение к целому месяцу). В вашем случае работник проработал 42 календарных дня (42 – 30 = 12, т.е. остаток менее 15 дней), ему полагается компенсация за 2 дня отпуска.

Вопрос. На титульном листе трудовой книжки отсутствует печать предприятия, выдавшего книжку. Этого предприятия уже не существует, в архиве нет документов, подтверждающих его существование. Первая и последующие записи оформлены правильно. Наверное, возникнут проблемы при назначении пенсии? Что посоветовать работнику или как помочь сейчас, до ее назначения?

Ответ. Согласно Правилам ведения трудовых книжек, при первичном оформлении трудовой книжки на титульном листе ставится печать кадровой службы. При ее отсутствии, несмотря на правильно внесенные в дальнейшем записи, у работника могут возникнуть затруднения при оформлении пенсии. Эту ошибку следует исправить путем обращения в городской архив для получения копий приказов о приеме, увольнении и других документов, подтверждающих существование данной организации и период работы работника. Если это невозможно, работник может обратиться в суд с заявлением об установлении факта работы в организации. Кроме того, с 01.01.1997 согласно Федеральному закону от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страхователь обязан представлять в Пенсионный фонд сведения о работающих у него застрахованных лицах. Таким образом, для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета (Письмо Роструда от 28.08.2008 № 0807-1). Если в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Вопрос. Как правильно сделать запись в трудовую книжку об установлении еще одной профессии (например, был принят слесарем по ремонту автомобилей, не переведен, но обучен и получил удостоверение машиниста котельной (кочегара). Нужно ли писать «Установлена вторая профессия…» или «Установлена профессия машинист котельной (кочегар)»?

Ответ.

Закрытое акционерное общество «Зэт» (ЗАО «Зэт»)

06

08

04

2010

Принят слесарем по ремонту автомобилей

Приказ от 08.04.2010 № 34

07

30

06

2011

Установлена вторая профессия «машинист котельной (кочегар)»

Удостоверение от 26.05.2011 № 000

Вопрос. Кто должен делать запись в трудовой книжке при увольнении самого кадровика?

Ответ. Все записи в трудовые книжки работников, в том числе и самому себе, вносит лицо, назначенное работодателем ответственным за ведение трудовых книжек, т.е. кадровик.

Запись об увольнении этого работника заверяет своей подписью и печатью руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Вопрос. Что делать, если в трудовой книжке пропущены страницы (пустые) между записями?

Ответ. Можно прочеркнуть пустые страницы буквой «Z».

Вопрос. Что делать, если неправильно внесен порядковый номер, например, после № 9 внесен № 3?

Ответ. Можно аннулировать запись за № 3 и внести новую, восстановив порядок нумерации записей.

Вопрос. Как крепить вкладыш к трудовой книжке?

Ответ. Согласно п. 38 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 19.05.2008), в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Это позволяет предотвратить утерю вкладыша. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. В трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Вопрос. Как сделать запись в трудовую книжку директору муниципального предприятия или муниципального учреждения, если:

— полномочия учредителя предприятия – у Комитета по управлению имуществом городского округа;

— работодатель – глава городского округа.

Ответ. Поступление гражданина на муниципальную службу осуществляется в результате назначения на должность муниципальной службы на условиях трудового договора в соответствии с трудовым законодательством с учетом особенностей, предусмотренных Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ (ред. от 03.05.2011) «О муниципальной службе в Российской Федерации». Сторонами трудового договора при поступлении на муниципальную службу являются представитель нанимателя (работодатель) и муниципальный служащий. Поступление гражданина на муниципальную службу оформляется актом представителя нанимателя (работодателя) о назначении на должность муниципальной службы, например, решением главы городского округа. На основании данного распорядительного документа работником кадровой службы предприятия вносится соответствующая запись в трудовую книжку директора.

Вопрос. Как оформить оплату за трудовую книжку, если в учреждении нет кассы?

Ответ. Работник может отправить почтовый перевод на счет работодателя.

Вопрос. Трудоустроить иностранца, временно пребывающего на территории Российской Федерации в безвизовом режиме, может любая компания, поскольку для этого не нужно предварительно получать разрешение на привлечение рабочей силы (п. 9 ст. 13.1 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ (ред. от 01.07.2011) «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»). Но мы подаем заявку на иностранную рабочую силу (Узбекистан) в Центр занятости населения. Иногда заявки не утверждают, но при этом на основании трудового договора иностранные граждане получают разрешение на работу. Какие последствия могут наступить для нашей организации вследствие таких действий?

Ответ. Юридических последствий для вашей организации не последует, так как вы не нарушаете требования Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ. Но вы должны помнить, что заявляя о желании трудоустроить иностранных граждан на работу, ваша организация должна была подать заявку о выделении квоты на право привлечения иностранных работников в следующем году (2012 г.) в органы занятости населения до 1 мая текущего года (2011 г.), и если Вами такая заявка не была подана, то органы ФМС вправе отказать в выдаче разрешения иностранному работнику, планирующему осуществлять работу в вашей организации.

Ответ на вопрос подготовлен юристом В.Ю. Боровиковым, преподавателем Российского экономического университета им. Г.В. Плеханова

Вопрос. В каком правовом акте можно найти коды ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР?

Ответ. ОКАТО – «ОК 019-95. Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года № 413;

ОКИН – «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года № 412;

ОКСО – «ОК 009-2003. Общероссийский классификатор специальностей по образованию» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 сентября 2003 года № 276-ст;

ОКПДТР – Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года № 367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. ОК 016-94».

Все перечисленные документы вы можете найти в системе «КонсультантПлюс».

Вопрос. Должен ли работодатель оплатить медосмотр работника, если работник увольняется по истечении 1 месяца.

Ответ. Да, должен.

Обязанности по обеспечению безопасных условий труда возлагаются на работодателя (ст. 212 ТК РФ). Если при приеме на работу предусмотрен медосмотр, работник не может быть допущен к исполнению трудовых обязанностей без прохождения обязательных медосмотров. Ст. 213 ТК РФ устанавливает, что предусмотренные данной статьей медосмотры и психиатрические освидетельствования осуществляются за счет работодателя.

Вопрос. Скандальный работник при подаче любого заявления, докладной, служебной записки требует копию с резолюцией руководителя и приказы, соответствующие им. Обязаны ли мы их давать?

Ответ. Да, обязаны.

Вопрос. Приходит жена (с паспортом) и просит дать копию трудовой книжки работающего у нас мужа, который сейчас болен. Имеем ли мы право выдать копию?

Ответ. Нет! Вы нарушите Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 04.06.2011) «О персональных данных» и Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовой книжке». Но работник может дать работодателю письменное согласие на выдачу копии трудовой книжки жене или доверенность, которую можно оформить в стационаре медицинского учреждения.

Вопрос. Имеет ли право работник кадровой службы ответить на вопрос начальника службы: кем оформлен подчиненный ему работник и какая у него зарплата?

Ответ. Конечно. Странный вопрос, как прием на работу этого работника прошел без участия его непосредственного начальника?

Вопрос. Как внести исправление в трудовую книжку, если ошибочно поставлен вверху штамп другой организации или внизу (при увольнении) печать другой организации?

Ответ. В первом случае – признать внесенные записи недействительными и повторить их, начиная с правильного названия организации; во втором – аннулировать запись об увольнении, оформить заново с правильной печатью.

Вопрос. Имеет ли право кадровик отказать в приеме (оформлении) на работу «бегуну», часто меняющему место работы или с часто встречающимися записями в трудовой книжке об увольнении по причинам нарушения трудовой дисциплины?

Ответ. Решение о заключении трудового договора с работником принимает не кадровик, а работодатель, исходя при этом из квалификационных требований (образование, стаж по специальности и др.) и личных деловых качеств работника. Одно из качеств заключается в добросовестном выполнении работником своих должностных обязанностей, в которые входит и соблюдение трудовой дисциплины. Но объявляя решение об отказе в приеме на работу, следует выполнять требования ст. 64 ТК РФ.

Вопрос. На предприятии проведены организационно-штатные мероприятия путем исключения из штатного расписания нескольких единиц начальников цехов и введения одного начальника всего участка. Как нужно проводить вручение уведомлений о сокращении и предложении имеющихся вакансий с учетом вновь введенной: или всем сразу, или работодатель вправе предложить введенную должность конкретно кому-то, или кто первый выберет вакансию?

Ответ. Если работодатель выбрал из работников кандидатуру на должность начальника, ему делается письменное предложение. При согласии работника оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, издается приказ о переводе. Одновременно проводятся процедуры по изменению структуры предприятия, издается соответствующий приказ о внесении изменений в штатное расписание. Всем сокращаемым работникам вручается уведомление не менее чем за два месяца до введения в действие приказа и предложение занять одну из имеющихся вакансий.

Вопрос. Как сделать запись в трудовую книжку о восстановлении работника по решению суда, при условии, что работодатель подал документы на апелляцию и внизу решения суда есть отметка «договор в силу не вступил».

Ответ. Восстановление работника на работе допускается только на основании решения суда, вступившего в законную силу. Апелляция работодателя не влияет на обязательное выполнение им решения суда до тех пор, пока по ней не будет вынесено новое решение суда.

Вопрос. Как уволить осужденного, если он работал на общественных работах?

Ответ. Обязательные работы — вид уголовного наказания, заключающийся в выполнении осужденным лицом в свободное от основной работы или учебы время бесплатных общественно полезных работ. Вид обязательных работ и объекты, на которых они отбываются, определяются органами местного самоуправления по согласованию с уголовно-исполнительными инспекциями («Уголовно-исполнительный кодекс Российской Федерации» от 08.01.1997 N 1-ФЗ (ред. от 27.06.2011) часть 2, раздел II, Глава 4. Исполнение наказаний в виде обязательных работ). Там же – ст. 28, пункт 5: Между администрацией предприятия и осужденным трудовой договор о выполнении обязательных работ не заключается, однако правоотношения, возникающие между ними, частично регламентируются законодательством о труде. Осужденные обязаны соблюдать правила внутреннего распорядка организаций, где они работают. Таким образом, трудовой договор не заключается, в трудовую книжку запись не вносится.

Можно ли пропустить схватки при первых родах?

Ваши тревоги как дебютанта в материнском деле вполне объяснимы и понятны. Одно дело, когда знаешь, чего ожидать, другое — жить в неведении, питаясь лишь подсказками подруг, советами врачей и собственными представлениями будущих родов. Но будьте уверены: Вы точно ничего важного для себя и ребеночка не пропустите. Дело тут даже не столько в болезненных ощущениях, возникающих во время схваток, сколько в особенном характере этого действия. Тем более, если Вы ранее не рожали, то такого рода ощущения будут для вас новыми, и проигнорировать их будет ну крайне сложно. Другое дело, что не все будущие матери понимают разницу и вообще знают о таком понятии, как ложные схватки, которые от подлинных отличаются силой, ритмичностью и, естественно, последствиями. Ни к чему эдакому они привести не могут, но, испытав их однажды, Вы сможете понимать, на что рассчитывать и на что ориентироваться перед родами. Это своего рода тренировка, которая у некоторых будущих матерей наблюдается уже к концу второго триместра беременности.

Боль при схватках чем-то похожа на ту, которую переносит женщина во время месячных. О ее силе говорить категорично сложно, поскольку каждый организм индивидуален, и обобщать в столь щепетильной ситуации не стоит. Аналогично нельзя определенно сказать о сроках схваток. Некоторые женщины ощущают первые сокращения матки чуть ли не за месяц до предполагаемой даты появления ребенка, а некоторые — имеют счастье испытать все предродовые прелести только в канун родов. Многое зависит от организма и от того, как протекает беременность. Главное, Вы должны понимать, как действовать во время схваток. Если возникает давление в лобковой зоне, живот то твердеет, то опять становится мягким, начинаются схваткообразные приступы, то паниковать уж точно не стоит. Спокойствие и только спокойствие. Сразу же отправиться в больницу — будет, конечно, верным решением, ведь предсказать характер этих явлений сложно даже уже рожавшим матерям, что уж говорить о неопытной девушке. Но Вы должны ориентироваться на периодичность схваток: если они происходят чаще, чем каждые 5-7 минут, то их действительно можно охарактеризовать как верный сигнал скорого появления малыша.

Можно ли пропустить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *