Методические Рекомендации по подготовке и согласованию штатных расписаний организаций муниципальной сферы г. Иркутска

Методические Рекомендации

по подготовке и согласованию штатных расписаний организаций муниципальной сферы г. Иркутска

Настоящие методические рекомендации подготовлены в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, п.1 ст. 9 Федерального закона -ФЗ «О бухгалтерском учете», постановления Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате», постановления Госкомстата России «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в целях оказания практической помощи руководителям организаций, главным распорядителям бюджетных средств при разработке и согласовании штатных расписаний.

I. Общие положения

1.1. Настоящие Рекомендации распространяются на муниципальные учреждения здравоохранения, образования, культуры, физической культуры и спорта г. Иркутска, муниципальное учреждение «Аварийно-спасательная служба», оплата труда работников которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки работников муниципальных учреждений бюджетной сферы, на муниципальные учреждения «Управление капитального строительства г. Иркутска», «Дом Европы», а также на муниципальные унитарные предприятия г. Иркутска.

1.2. Штатное расписание является локальным нормативным актом, в котором отражается структура организации, перечень подразделений, наименование должностей, профессий, специальностей, сведения о количестве штатных единиц, размеры должностных окладов, надбавок, месячный фонд заработной платы.

1.3. В целях установления достоверности определения организациями численности и оплаты труда по должностям руководителей, специалистов, служащих и профессий рабочих, соответствия наименований профессий (должностей) Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденному Постановлением Госстандарта России , Единому тарифно-квалификационному справочнику, штатные расписания согласовываются Учредителем и комитетом по экономике и финансам администрации г. Иркутска (далее — комитет по экономике и финансам).

II. Задачи штатного расписания.

2.1 Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание служит основой для формирования фонда оплаты труда и является первичным учетным документом по учету кадров.

2.2. Наличие штатного расписания для организации является обязательным. В соответствии с ним составляется бюджетная смета, а также производится расчет заработной платы работников.

2.3. В трудовом договоре должность (профессия, специальность), на которую принимается работник, указывается согласно штатному расписанию.

2.4. Штатное расписание выполняет ряд важных функций для управления персоналом:

— закрепляет количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

— определяет месячный фонд заработной платы и размеры заработной платы по каждой должности (профессии);

— позволяет установить и закрепить размеры надбавок к должностным окладам;

— позволяет отслеживать вакансии, вести подбор персонала;

— определяет штатную численность структурных подразделений;

— позволяет работодателю правомерно проводить работу, направленную на оптимизацию численности работников (без штатного расписания подтверждение правомерности действий не объективно);

— позволяет Учредителю проводить работу по согласованию штатной численности работников подведомственной организации с учетом ее оптимизации, исходя из необходимости выполнения установленных ей функций, задач и объемов работ.

III. Порядок составления штатного расписания

3.1. Штатное расписание подготавливается в соответствии с унифицированной формой (форма Т-3), утвержденной Постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (Приложение ).

В штатном расписании реквизиты формы Т-3, утвержденные Госкомстатом России, не подлежат изменению (включая код, номер формы, наименование документа). Также не допускается удаление отдельных ее реквизитов. Если по какой-либо из граф нет сведений, в ней следует сделать прочерк. При необходимости в данную унифицированную форму первичной учетной документации организацией могут вноситься дополнительные реквизиты.

В случае изготовления бланка штатного расписания на основе унифицированной формы первичной учетной документации допускается только расширение и сужение граф и строк (с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк и использование вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации).

3.2. Штатное расписание, как правило, составляется сроком на один год уполномоченным в организации должностным лицом (в основном, работником планово-экономического отдела или отдела организации труда и заработной платы). В случае отсутствия названных выше подразделений в организациях с небольшой штатной численностью, штатное расписание может составляться бухгалтерией, службой кадров или юридической службой.

Штатное расписание может составляться на всю структуру организации (единое) или на ее отдельные структурные подразделения.

При этом в организациях с большой штатной численностью, как правило, сначала устанавливается структура и общая численность персонала.

3.3. В соответствии с утвержденной унифицированной формой, штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017 и составляется в трех экземплярах. Срок его хранения устанавливается руководителем организации по согласованию с Учредителем (не менее 5 лет или постоянно).

3.4. Форма штатного расписания может быть заполнена как рукописным, так и машинописным способом с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе. При рукописном способе заполнения все записи должны быть произведены чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.

3.5. При заполнении формы штатного расписания выполняются следующие требования:

3.5.1. Основная часть штатного расписания имеет вид таблицы.

В поле «Наименование организации» указывается полное и официально принятое сокращенное наименование организации, закрепленное Уставом или Положением об организации. Обязательно отражается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5.2. Между наименованием формы документа и грифом утверждения в присутствующем блоке указываются номер и дата составления документа.

Штатное расписание утверждается приказом, (при этом может утверждаться неоднократно, по мере необходимости). Датой и номером штатного расписания может быть только дата издания приказа и номер приказа. Эти данные присутствуют в грифе утверждения.

В строке «на период__ с______20__» отражается период, на который утверждается штатное расписание и с какой даты оно начинает действовать: при этом учитывается, что заработная плата начисляется помесячно. Введение в действие штатного расписания, как правило, предусматривается с первого числа месяца. В графе «дата составления» указывается число, когда фактически составлено штатное расписание.

Под грифом утверждения в единицах указывается среднегодовая численность и в рублях месячный фонд должностных окладов — суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием и системой оплаты труда для выплаты работникам.

3.5.3. В форме штатного расписания предусматривается указание наименований структурных подразделений (графа 1) и их кодов (графа 2).

Наименования структурных подразделений указываются в алфавитном порядке, без сокращений, в именительном падеже и представляются группами: сначала подразделения, осуществляющие общее руководство (руководство, плановое подразделение, бухгалтерия, отдел кадров), затем производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, в завершении — вспомогательные и обслуживающие подразделения (хозяйственная служба, транспортное подразделение, отдел снабжения, склад).

3.5.4. Заполнение Графы 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» — производится в соответствии с требованиями Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденного Постановлением Госстандарта России , Едиными тарифно — квалификационными характеристиками.

Наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся в последовательности, начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель и т. д., или сначала инженерно-технические работники, затем — рабочие.

В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, они оформляются как «прочий персонал».

Наименования должностей, профессий рабочих указываются полностью, в единственном числе именительного падежа. В соответствии с ними фиксируются должности и профессии рабочих в трудовом договоре, в трудовой книжке, иной кадровой документации, также учитываются органами, осуществляющими оформление пенсий. Сокращения не допускаются.

3.5.5. При заполнении графы 4 «Количество штатных единиц» определяется количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям) и указывается в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр. В этом случае в графе 5 штатного расписания указывается полный оклад (размер тарифной ставки), из которого будет начисляться оплата пропорционально отработанному времени работником.

3.5.6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указываются тарифные ставки (оклады) в рублях, устанавливаемые за выполнение работ в соответствии с профессиями (должностями), перечисленными в графе 3.

Размеры тарифных ставок (окладов) определяются постановлением мэра г. Иркутска, коллективным договором, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

При этом необходимо учесть, что общий фонд оплаты труда в месяц, установленный штатным расписанием, должен быть больше, чем сумма тарифных ставок (должностных окладов). Для расчета месячного фонда заработной платы в организациях учитывается среднее количество отработанных одним работником часов в месяц.

3.5.7. Графы 6-8 «Надбавки» предусматриваются системой оплаты труда и предназначаются для указания постоянно действующих доплат, надбавок в соответствии с Трудовым кодексом РФ, коллективным договором и локальными нормативными актами.

Надбавки и доплаты устанавливаются в виде фиксированной суммы в рублях или в виде процентов к окладу.

3.5.8. При заполнении графы 9 «Всего, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8)» показывается сумма заработной платы работников, занимающих определенную должность, по каждой строке.

3.5.9. Графа «Примечание» предусматривается для отражения особенностей по конкретному наименованию должности (основания установленных доплат, надбавок и др.).

3.5.10. После заполнения всех граф основной части штатного расписания в строке «Итого» указываются суммы по графам 4-9.

Итоговые показатели 4-й и 9-й граф отражаются в приказе, которым утверждается штатное расписание, с конкретным количеством штатных единиц и определением фонда оплаты труда.

3.5.11. Заключительная часть штатного расписания.

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, с расшифровкой подписей.

Учитывая, что штатное расписание утверждается приказом руководителя, то оно оформляется как приложение к приказу. При издании приказов визы заинтересованных лиц проставляются на листе согласования к приказу.

Справки, заключения, отзывы, служебные записки и другие документы, созданные при подготовке, утверждении и согласовании штатного расписания, хранятся в организации вместе с его проектами в течение 5 лет после утверждения штатного расписания.

Вся переписка учредителя с комитетом по экономике и финансам при согласовании штатного расписания подлежит хранению у Учредителя не менее 5 лет или постоянно.

IV. Порядок согласования штатного расписания.

4.1. Утвержденное руководителем организации штатное расписание направляется Учредителю, в ведении которого находится организация, для анализа и согласования.

К штатному расписанию прилагаются все необходимые документы, являющиеся обоснованием составления штатного расписания по заданным позициям, в том числе в части соответствия включенных в него данных достаточности численного состава работников для гарантированного выполнения ими функций, задач и объемов работ, с подтверждающими нормативными правовыми актами.

4.2. Учредитель проводит экспертизу штатного расписания на соответствие Общероссийскому Классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденному постановлением Госстандарта России , Единым тарифно-квалификационным характеристикам, а также количества штатных единиц и средств на оплату труда, предусмотренных на текущий финансовый год.

4.3. После проверки представленных документов Учредитель, являющийся главным распорядителем финансовых средств, направляет штатное расписание в трех экземплярах (оригиналах) на согласование в комитет по экономике и финансам с приложением следующих документов:

— сопроводительного письма;

— пояснительной записки, в которой излагается характер деятельности, технические данные и краткие характеристики обслуживаемых объектов, объемные показатели, в зависимости от которых востребуется численность по штатному расписанию;

— расчетов ставок рабочих (например, уборщиков служебных помещений, дворников, рабочих по обслуживанию зданий) и других документов, на основании которых установлена численность работников.

При необходимости комитет по экономике и финансам вправе запросить у Учредителя дополнительные документы, необходимые для проведения экспертизы штатного расписания.

4.4. Комитет по экономике и финансам проводит экспертизу и готовит заключения:

— департамент экономики комитета по экономике и финансам — на соответствие штатного расписания Общероссийскому Классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденному постановлением Госстандарта России от № 000, Единым тарифно-квалификационным характеристикам;

— департамент финансов комитета по экономике и финансам — по подтверждению обоснования штатных единиц и средств на оплату труда, предусмотренных на текущий финансовый год.

4.5. Если установлено, что в представленных на согласование штатных расписаниях введены не предусмотренные штатным перечнем или штатным нормативом должности или профессии, неправильно установлены должностные оклады (тарифные ставки) или выявлены другие недостатки, согласование таких штатных расписаний проводится только после их устранения. Выявленные при проведении экспертизы замечания комитета по экономике и финансам к штатному расписанию в письменном виде направляются Учредителю для их устранения в течение двух недель.

После согласования штатного расписания, первый экземпляр направляется непосредственно в организацию, второй — Учредителю-главному распорядителю финансовых средств, третий остается в департаменте экономики комитета по экономике и финансам администрации г. Иркутска.

V. Порядок внесения изменений и дополнений в штатное расписание

5.1. Все происходящие в организации в течение года какие-либо изменения в структуре, составе и численности должностей (профессий) отражаются в штатном расписании. Для корректировки штатного расписания применяют 2 способа:

1) внесение изменений в штатное расписание;

2) утверждение нового штатного расписания.

5.2. Первый способ применяют в случае незначительных изменений штатного расписания.

5.3. Второй способ применяют, если в организации произошли существенные изменения. При этом необходимо учитывать, что в случае сокращения штата или численности работающих новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через 2 месяца после его утверждения (ч.2 ст.81, ст.180 Трудового Кодекса РФ).

5.4. Все изменения в штатном расписании утверждаются приказом руководителя организации. На основании приказа бухгалтерия и служба кадров вносят изменения в свои рабочие экземпляры штатного расписания.

5.5. Штатное расписание, утвержденное руководителем на очередной период без изменений, на согласование в комитет по экономике не представляется. Также в комитет по экономике и финансам на согласование не представляются изменения, вносимые в штатное расписание, в случае индексации заработной платы, в соответствии с муниципальными правовыми актами мэра, локальными актами организации или изменением разрядов работникам, в пределах диапазонов, установленных Едиными тарифно-квалификационными характеристиками, Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих, тарифных разрядов.

5.6. Учредитель информирует комитет по экономике и финансам об организациях, в штатные расписания которых внесены изменения, не требующие согласования комитетом по экономике и финансам.

5.7. Руководитель организации по согласованию с Учредителем вправе вводить дополнительные штатные единицы, сокращать ранее имеющиеся, вносить изменения окладов в действующее штатное расписание за счет и в пределах утвержденного фонда оплаты труда на текущий финансовый год.

В случае введения дополнительных штатных единиц в муниципальных бюджетных учреждениях Учредителем совместно с руководителем организации подготавливается соответствующее обоснование, и изменения утверждаются нормативным правовым актом мэра г. Иркутска.

5.8. Изменения в штатные расписания муниципальных бюджетных учреждений на новый финансовый год должны быть согласованы в комитете по экономике и финансам до 1 октября текущего года, до принятия бюджета г. Иркутска.

В исключительных случаях предложения о внесении изменений в штатное расписание подведомственными организациями представляются их руководителями Учредителю по мере необходимости в установленном порядке.

5.9. Для учета штатных расписаний бухгалтерия или отдел кадров обязаны вести журнал учета регистрации штатных расписаний, согласно приложению № 2.

Методические рекомендации разработаны

Департаментом экономики КЭФ

СОГЛАСОВАНО:

Первый заместитель мэра —

председатель комитета по

экономике и финансам

Начальник департамента экономики

комитета по экономике и финансам

Начальник департамента финансов

комитета по экономике и финансам

Начальник отдела финансового

контроля департамента финансов

комитета по экономике и финансам

Начальник отдела анализа и

планирования расходов по учреждениям

социальной сферы департамента финансов

комитета по экономике и финансам

Главный специалист — юрист

комитета по экономике и финансам

Штатная расстановка – что это такое

Среди кадровых документов предприятия особое место в России занимают штатная расстановка и штатное расписание – каждому кадровику или руководителю следует знать отличия между этой документацией и принципы ведения. Ведь в отношении данных документов действуют различные нормативы и требования законодательства. И чтобы оформить штатную расстановку на 2018 год по всем правилам, лучше всего будет ознакомиться с образцом такого документа.

Под штатной расстановкой подразумевается документ, в котором хранятся персонифицированные сведения по сотрудникам, должностям, окладам и иным аспектам трудовой деятельности работников, важным для кадрового отдела, работодателя и бухгалтерии. При этом необходимо понимать, что данный документ составляется в свободной форме по решению самого работодателя и не является обязательным документом для осуществления предпринимательской деятельности и управления персоналом.

Никаких законодательных нормативов, которые регулировали бы вопросы правовой необходимости штатной расстановки, нет. Таким образом, этот документ является вспомогательным, не проверяется контролирующими органами и используется работодателями только в своих внутренних целях, а значит – составляться может в какой угодно форме.

Штатная расстановка дает возможность работодателям отслеживать соответствие деятельности штата штатному расписанию, дает эффективные инструменты для ведения бухгалтерской отчетности и позволяет легко ориентироваться в штатной документации, касающейся вопросов трудоустройства и трудовых договоров. При этом так как единых нормативов для штатной расстановки в законодательстве не предусмотрено, этот документ также может называться штатным замещением или штатной книгой.

Отличия штатной расстановки от штатного расписания

Рассматривая существующие отличия штатной расстановки от штатного расписания, необходимо понимать, что это два абсолютно различных документа, каждый из которых имеет свои особенности и сферу применения. Несмотря на то, что и расписание, и расстановка касаются кадровых вопросов организации и рассматривают управление персоналом, в большинстве аспектов они достаточно сильно отличаются – выразить эту разницу можно при помощи простой таблицы:

Штатная расстановка Штатное расписание
Обязательность с точки зрения законодательства Расстановка является внутренним документом и работодатель не обязан составлять ее в принципе. Расписание относится к документации, которая в обязательном порядке должна присутствовать у любого субъекта хозяйствования, который имеет трудоустроенных работников.
Форма Никакой установленной законодательно единой формы для штатной расстановки не предусмотрено. Штатное расписание составляется в соответствии с унифицированной формой Т-3, однако с 2013 года работодатели вправе разрабатывать и свои формы.
Характер информации о трудящихся В штатной расстановке указываются сведения о конкретных сотрудниках с указанием их паспортных данных, а также приказов на основании которых они были приняты в штат. Штатное расписание не содержит информации о конкретных работниках, а лишь о перечне должностей на предприятии и действующих окладах или тарифных ставках.
Сроки хранения Как и другой внутренний документ, штатная расстановка должна храниться на предприятии в течение 75 лет с момента прекращения её ведения. Законодательство предполагает сроки хранения штатного расписания в течение 3 лет.
Возможность дополнения Штатную расстановку можно дополнить новыми должностями или сведениями о сотрудниках в любой момент. Штатное расписание можно дополнить только при соблюдении соответствующих процессуальных мероприятий и издании приказа.
Актуальность сведений В штатной расстановке указываются фактические показатели с учетом всех дополнительных надбавок и премий. Штатное расписание предполагает указание лишь базовых величин окладов или тарифных ставок без учета дополнительных выплат.
Влияние на трудовую деятельность Расстановка может влиять на трудовую деятельность лишь согласно внутренним нормативным документам предприятия. На основании штатного расписания проводится подбор специалистов и влючение их в штат для занятия определенной должности.

Штатная расстановка на 2018 год – оформляем по всем правилам

Многих кадровых специалистов интересует, как должна оформляться штатная расстановка на 2018 год, и как сделать это по всем правилам. Как таковых, конкретных нормативов оформления штатной расстановки нет, соответственно государственные органы не могут предполагать вынесение каких-либо санкций за нарушение порядка создания и ведения подобной документации. В то же время, для того, чтобы штатная расстановка была эффективным и удобным документом, следует придерживаться ряда рекомендаций:

  • В штатной расстановке должны быть указаны не только должности трудящихся и количество рабочих мест – под каждое рабочее место должна быть вынесена отдельная строка с целью указания сведений о работнике, занимающем его.
  • Штатную расстановку следует обязательно дополнять информацией про документы, касающиеся трудовых взаимоотношений, что впоследствии облегчит поиск приказов о приеме на работу или увольнении, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам.
  • Штатная расстановка может вестись как в электронной, так и в бумажной форме – рекомендуется дублировать документацию во избежание ошибок и для упрощения доступа к ней работников, которым может потребоваться этот документ.
  • В штатной расстановке стоит предусмотреть отдельные столбцы для указания обязательных надбавок или доплат, регулируемых законодательством или внутренними документами организации.
  • Лучше всего, если предприятие будет иметь отдельный бланк штатной расстановки и конкретные правила по ее заполнению, принятые отдельным нормативным документом.

Штатная расстановка и все указанные в ней сведения могут считаться штатным расписанием, если содержат все необходимые для последнего документа данные. В таком случае, на штатную расстановку начинают распространяться все требования законодательства, но это может упростить ведение кадровой документации.

Обязательна ли штатная расстановка

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *